Módulos

GESprotocolo es un sistema de gestión flexible con funciones avanzadas que mejoran la productividad.

Con la gama completa de módulos administrables, podrás gestionar de forma eficaz e integral cualquier tipo de evento. GESprotocolo también ha sido diseñado para poder incorporar nuevos módulos ante necesidades que vayan surgiendo en el futuro, o ante la necesidad de gestionar un evento de particularidades concretas.

Gestión de actos

  • Organización de actos y actividades.
  • Organización, asignación y seguimiento de las tareas a realizar por el personal promotor.
  • Gestión de invitaciones y confirmaciones de asistentes.
  • Aplicación de reglas de precedencia para invitados.
  • Asistente para ubicación de los invitados en espacios y comitivas.
  • Generación de informes y listados.

Directorio

  • Información sobre asistentes a actos y sus datos personales.
  • Datos de cargos e instituciones.
  • Definición de colectivos de personalidades.
  • Agenda de contactos.
 

Diseñador de espacios

  • Diseño y configuración de espacios (patios de butacas, escenarios, comedores, etc.), a partir de una entorno gráfico intuitivo y de fácil uso.
  • Modificación de espacios prediseñados.

Cuadro de mando

  • Diseño y configuración de espacios (patios de butacas, escenarios, comedores, etc.), a partir de un entorno gráfico intuitivo y de fácil uso.
  • Modificación de espacios prediseñados.

Reglas de precedencia

  • Definición de las reglas de protocolo para personalidades civiles y/o académicas.
  • Asistente semiautomático para la ordenación de los participantes en los actos.

Gestor documental

  • Repositorio de documentos para distintos formatos:
  •     Manuales de procedimientos y buenas prácticas.
  •     Formularios y modelos de uso frecuente.
  •     Modelos para cartas y comunicados.
  •     Etc.

Comunicación

  • Centralización de comunicaciones con los usuarios, a través de e-mail y correo postal.
  • Combinación de correspondencia para la generación de diferentes tipos de documentos: cartas personalizadas, etiquetas de cartas, carteles, diplomas, etc.

Obsequios institucionales

  • Gestión de artículos institucionales.
  • Control de stock y disponibilidad.
  • Registro de pedidos a proveedores.
  • Registro de salida de artículos.
  • Gestión de las entregas a personalidades y colectivos.

Préstamos: trajes y birretes

  • Tramitación de solicitudes de invitados.
  • Disponibilidad y control de stock.
  • Asignación de trajes y birretes académicos para asistentes.
  • Seguimiento de préstamos y devoluciones.
  • Bloqueo de trajes y birretes por tipo y número para autoridades.

Entidades que utilizan GESProtocolo

  • Universidad de Alicante
  • Consell de Garanties Estatutàries
  • Universidad Autónoma de Madrid
  • Universidad de Burgos
  • Universidad Carlos III de Madrid
  • Universidad Politécnica de Cartagena
  • Universitat Politècnica de Catalunya
  • Universidad de Vigo